Katalog kontrahentów jest bazą gromadzącą wszelkie dane (adresowe, kontaktowe, numery telefonów itp.) na temat firm, instytucji i osób prywatnych, z którymi przeprowadzane są transakcje,czy prowadzona jest korespondencja. Z bazy kontrahentów wybierani są klienci w module księgowym, magazynowym czy sekretariacie. Poszczególni kontrahenci łączą więc różne operacje przeprowadzane w programie. W danych kontrahenta zawarte są również pola wspomagające fakturowanie. Dla każdego kontrahenta można przypisac rabat, dostępny kredyt czy stosowany cennik.


Po wybraniu ikony na ekranie ukazuje się okienko zawierające listę wszystkich kontrahentów - dopisanych do tej pory do katalogu kontrahentów. Przy pierwszym wywołaniu - pojawia sie puste okienko. Wszelkich operacji dokonuje się za pomocą przycisków u dołu okienka.

Terminem "przychód na magazyn z zewnątrz" określa się w programie wszelkie operacje, w wyniku których od kontrahenta-dostawcy, na stan (dowolnego magazynu) zostają przyjęte towary, surowce bądz produkty. Dokumenty przyjęcia na magazyn, związane z dostawą towaru, różnią się między sobą zródłem (dokumentem) na podstawie, którego są rejestrowane. Inaczej traktowane są dokumenty od kontrahentów krajowych a inaczej od dostawców zagranicznych - chociażby z powodu różnej waluty.

• Przyjęcie zewnętrzne PZ - na podstawie faktur wystawionych przez kontrahentów - dostawców. Dokumenty te wchodzą na bazy niezapłaconych (zobowiązań), naliczany i wykazywany jest VAT oraz tworzone są rejestry.
  
  
  
• Wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru WNT - wypełnienie WNT przypomina rejestracje zakupu krajowego PZ, udostępniono jedynie możliwość wprowadzenia wartości w walutach obcych oraz wpisania kursu waluty.

Oba dokumenty wystawiane są w opcji magazyn - zakupy.

Ze względu na różnorodność sposobu sprzedaży oraz wpływu na inne moduły systemu w programie wyróżniono kilka dokumentów pozwalających na ewidencję rozchodu towaru.

• Faktura VAT - najpopularniejszy dokument sprzedaży wystawiany kontrahentom na terenie Polski. Po wystawieniu dokumentu następuje zdjęcie towaru ze stanu wybranego magazynu.




• Faktura VAT w euro - faktura vat wystawiana w walucie Euro kontrahentom na terenie kraju.
• Faktura WDT - wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów - sprzedaż towaru kontrahentom na terenie Unii Europejskiej
• Faktura zbiorcza - powstaje na bazie wystawionych dowodów dostaw do kontrahentów.

W programie założono osobną numerację oraz rejestry dla każdego rodzaju operacji.

Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt.46 ustawy O podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą - w części nie przekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu, według określonego wzoru. W programie użytkownik ma mozliwość prowadzenie w/w ewidencji według odpowiednich przepisów. Dodatkowo ewidencja może być wykorzystywana do prowadzenia ewidencji przejazdów pracowników prywatnymi samochodami w celach służbowych, w celu obliczenia należnego im zwrotu kosztów używania samochodu. Rozliczenie przejazdów pozwala na:

• prowadzenie ewidencji przejazdów samochodem prywatnym właściciela lub pracownika,
• prowadzenie ewidencji kosztów używania samochodu będącego własnościa właściciela firmy,
• rozliczenie comiesięcznych kosztów wynikających z używania samochodu prywatnego do celów służbowych.

Opcja "środki trwałe" pozwala na prowadzenie ewidencji i obliczanie amortyzacji dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych . Przyjmując nowy środek trwały wprowadza się jego dane ewidencyjne oraz drukuje dokument OT (przyjęcie do użytkowania). Sam dokument drukowany jest na podstawie danych wprowadzonych w opisie środka.



Dane dotyczące amortyzacji wprowadza się poszczególnymi latami, w liniach zgrupowanych w dolnej części okienka w zakładce "przedmiot". Każdy rok amortyzacji wprowadzany jest w osobnej linii. W przypadku, gdy środki wprowadzane są w trakcie ich amortyzacji (np. przy przejściu z innego programu) nie jest konieczne uzupełnianie wszystkich lat - można kwotę dotychczasowego umorzenia wprowadzić ręcznie w okienku "Amortyzacja" w polu "Dotychczasowe umorzenie" w pierwszym zapisie dotyczącym amortyzacji.

W programie prowadzona jest wspólna baza pracowników w ramach całego systemu płacowo - kadrowego. Przyjętemu pracownikowi należy w opcji "umowa o pracę" sporządzić kwestionariusz osobowy, umowę o pracę oraz zgłoszenie do ubezpieczeń. Następnie należy uzupełnić plan pracy - wypełnić pola wazne od .. do, zgodnie z datą rozpoczęcia pracy.


Dzięki odpowiedniemu wypełnieniu planu pracy do listy płac zostanie przepisany odpowiednio kalendarz i przeliczona pensja.
W celu zarejestrowania zwolnienia pracownika, należy w opcji "umowy o pracę" sporządzić rozwiązanie umowy o pracę, świadectwo pracy oraz wyrejestrowanie z ubezpieczenia. Dodatkowo w planie pracy należy wprowadzić datę ostatniego dnia pracy.

Umowy o pracę
Wszelkie umowy i dokumenty rejestruje się i drukuje w opcji "kadry-umowa o prace". W opcji tej możliwe też są zestawienia według pól wypełnionych w umowach. Możliwe jest równiez tworzenie zgłoszeń do ubezpieczeń i świadectw pracy. Najważniejszym polem, za pomocą którego następuje rozróżnienie pomiędzy dokumentami i wydrukami, jest pole rodzaj umowy. Podział jest tak przygotowany, by móc wydrukować umowy wg różnych wzorów, jak również mieć mozliwość uzyskania zestawień do wypełnienia sprawozdań do Urzędu Statystycznego. Po wybraniu właściwej umowy ulega zmianie okienko do wpisania danych. Do każdego typu umowy przyporządkowany jest właściwy zestaw pól pojawiający się na ekranie oraz wzorzec wydruku zapisywany w odpowiednim pliku.

W programie dostępne są następujące rodzaje umów:

• próbna
• okresowa
• okresowa 2
• na czas nieokreślony
• zmiana warunków pracy
• zmiana stawki
• rozwiązanie umowy o pracę
• umowa na zastepstwo
• świadectwo pracy
• rozrachunki i salda
• urlop bezpłatny
• urlop wychowawczy
• umowa o naukę zawodu
• aneks

Umowy Zlecenia
W opcji tej wprowadza się wszelkie umowy-zlecenia, o dzieło itp. wystawiane w firmie. Jeżeli umowa podlega ubezpieczeniom ZUS kwoty te są transmitowane do Programu Płatnika w taki sam sposób, jak w przypadku płac. Jednocześnie można tutaj wprowadzać dane o składkach pracodawcy czy tez dane o przychodach z najmu - informacji potrzebnych do prawidłowego wystawienia deklaracji PIT-5. Opcja ta służy równiez do rejestracji innych wynagrodzeń bądz przychodów, takich jak zasiłków wypłacanych przez ZUS (dla firm, które ich nie wypłacają) czy składek ZUS dla pracodawców oraz osób współpracujących

Listy płac grupują wypłacane wynagrodzenie, można założyć większą ilość list płac w danym miesiącu. Przy zakładaniu nowej listy płac szczególną uwagę należy zwrócić na pole program – służy ono do określenia programu do obliczeń w danej liście, a tym samym sposobu interpretacji poszczególnych pól. Wszystkie listy zawierąjace ten sam numer programu będą w polu programu wyglądały w ten sam sposób - wystarczy więc raz zaprojektować pola , program i wydruki - w następnych miesiącach nie będzie to juz potrzebne. Niektóre dane dotyczące stałych pozycji na liście płac dla danego pracownika należy wpisać w pozostałych opcjach systemu: — umowy o pracę - płaca zasadnicza, stawka godzinowa 2.10.2, — zgłoszenie do ubezpieczeń - dane dotyczące ubezpieczeń ZUS, — z listy pracowników (z zakładki płace ) - koszty uzyskania-zwiększone, stawka podatku, wszelkie dodatki, wysokość zasiłku. Wtedy przy każdorazowym wypełnieniu listy płac wprowadzone wartości przepiszą się automatycznie do nowej listy płac. Dane dotyczące planowanych i wykonanych dni i godzin pracy, absencji, nadgodzin należy uzupełnić w opcji "plan pracy"

Deklaracja do ZUS wykonana w programie MADAR zapisywana jest we wskazanym miejscu po to, by nastepnie mogła byc importowana do programu Płatnik. W celu prawidłowego przekazania danych konieczna jest konfiguracja:

• dane płatnika,
• położenie tworzonego pliku z deklaracją,
• sposób tworzenia deklaracji (termin przesyłania, RGA itp.),
• dane podatników (pracowników, właścicieli).

Eksport może być wykonywany dla każdej osoby oddzielnie, tzn. po wejściu do opcji należy wybrać właściwą osobę i wybrać (podświetlić) dokument zgłoszenie do ubezpieczenia. Następnie należy wybrać z menu funkcje "eksport płatnik". Na ekranie pojawi się okienko z nazwą zbioru / pliku (standardowo jest to ZU oraz aktualna data np. zu010100). Nazwa ta pojawi sie w Płatniku. Przy eksporcie większej ilości dokumentów należy je w pierwszej kolejności zaznaczyć - poprzez klawisze CTRL + LewyPrzyciskMyszy a następnie wybrać z menu funkcje "eksport płatnik".

Ze względu na róznorodność sposobu sprzedaży oraz wpływu na inne moduły systemu w programie wyróżniono kilka funkcji pozwalających na ewidencję i wystawienie faktur VAT oraz dokumentów towarzyszących.

• Faktura vat z magazynu - wystawienie tej faktury powoduje zdjęcie towaru ze stanu magazynu
• Faktury bez stanu magazynu - opcja umożliwia wystawianie faktury VAT na podstawie katalogu towarów, bez wykorzystania kontroli stanów magazynów. Faktura bez stanu magazynu domyślnie wystawia faktury z magazynu nr 3. Istnieje oczywiście mozliwość zmiany numeru magazynu, co pozwala na wykorzystywanie tej funkcji dla większej ilości magazynów
• Faktura WDT - magazynowa -

W programie istnieją następujące warianty korekt sprzedaży:

• zwrot towaru - pozycje wracają na magazyn,
• przecena towaru - cena zostaje obniżona (w przypadku podwyżki należy wpisać różnice w cenie ze znakiem minus) natomiast stan magazynu pozostaje niezmieniony,
• zmiana stawki VAT - po wybraniu faktury do skorygowania program automatycznie wykrywa, które pozycje na fakturze wymagają korekty (przy założeniu, że obecnie towary posiadają wpisaną poprawnie stawkę VAT,
• zmiana ceny wg rabatu - po wybraniu faktury i funkcji zmiana ceny wg rabatu program pyta się o wysokość udzielanego rabatu w procentach i automatycznie oblicza zmiane ceny.
  
  
  

W programie możliwe jest wykonanie następujących wydruków:

Moduł Księgowość

• karta kontowa - księga główna
• zestawienie sald - księga główna
• salda główne - księga główna
• dziennik - księga główna
• dokumenty - księga główna
• wg wzoru - (bilans, rachunek) księga główna
• karta kontowa - księgi pomocnicze
• zestawienie sald - księgi pomocnicze
• salda kontrahentów - księgi pomocnicze
• niezapłacone - księgi pomocnicze
• zasobnik - księgi pomocnicze
• wg wzoru - (bilans, rachunek) księgi pomocnicze
• syntetyka VAT
• wykaz wg tematów
• aktywa-pasywa
• statystyka baz
• statystyka dekretów
• koszty 4/5
• zakres
• dane dla FK
• budżet
• szablony księgowań
• wzorce rejestrów
• dane dla fk

Moduł Płace

• karta wynagrodzeń
• karta urlopowa
• zaświadczenie
• rodzinne
• syntetyka
• karta zasiłkowa
• karta pracy
• DRA - płatnik

Moduł Kadry

• stan wg pracowników
• karta urlopowa
• listy do podpisu
• kartoteka kadrowa
• karta pracy
• stan osobowy
• koniec umów
• zatrudnienie inwalidów
• RCP czas pracy
• rejestr

Moduł Magazyn

• zapas
• stan magazynu
• kartoteka
• konto magazynu
• aktywa - pasywa
• kartoteka zbiorczo
• dyspozycje + LK
• analizy sprzedaży
• rejestr sprzedaży
• dokumenty sprzedaży
• kartoteka sprzedżzy
• wykaz zapytań
• baza wydań
• analiza zakupu
• rejestr zakupu
• dokumenty zakupu
• realizacja
• harmonogram
• baza przyjęć
• obroty na magazynie
• obroty miesięcznie
• syntetyka VAT
• wykaz wg tematów
• syntetyka magazyn
• syntetyka transakcji